ICT Trends en Ontwikkelingen
Meer weten? Download het trendrapport! Download

ROT data en dark data: risico’s van onbeperkt gegevens bewaren

De hoeveelheid data die binnen bedrijven en organisaties wordt verzameld, groeit explosief. Een groot deel van die data is verouderd of overbodig. Een nog groter gedeelte is onzichtbaar. De groeiende databerg kost organisaties niet alleen veel geld, het brengt ook ernstige risico’s met zich mee.

Van klantgegevens tot identiteitsbewijzen en van e-mails tot privéfoto’s, de databerg binnen organisaties wordt in snel tempo groter én diverser. Weinig organisaties hebben in het verleden voorzien dat de hoeveelheid data zich zo snel zou ophopen.

Bedrijfskritische data, ROT data en dark data

De databerg bestaat uit drie typen gegevens die binnen organisaties worden opgeslagen: bedrijfskritische data, ROT data en dark data.

  • Bedrijfskritische data: gegevens waarvan duidelijk is dat ze belangrijk zijn om de organisatie draaiende te houden. Het behoeft geen betoog dat het essentieel is deze gegevens goed te beschermen en te beheren.
  • ROT data (redundant, oud, triviaal): gegevens die meerdere keren zijn opgeslagen (redundant), die geen waarde meer hebben voor de organisatie (oud) of die helemaal niet van belang zijn voor de organisatie (triviaal). Het is belangrijk deze gegevens te herkennen en op een veilige manier te verwijderen.
  • Dark data: de gegevens waarvan de waarde nog niet is vastgesteld. Dit kunnen zowel bedrijfskritische data als onbruikbare ROT data zijn. Het verschijnsel dark data is niet alleen onwenselijk omdat belangrijke gegevens onbenut blijven, het gaat ook om grote hoeveelheden data die veel resources opslokken. Nog belangrijker: dark data kunnen risico’s met zich meebrengen, bijvoorbeeld wanneer gevoelige gegevens in verkeerde handen komen. Het is dan ook belangrijk de waarde van dark data vast te stellen.

Meeste data ongewenst of niet gelabeld

Het overgrote deel van de databerg in organisaties bestaat uit ROT data en dark data. Dat blijkt uit een grootschalig onderzoek van het bureau Vanson Bourne onder 1475 deelnemers in 14 landen in Europa, het Midden-Oosten en Afrika. De onderzoekers ontdekten dat gemiddeld slechts 14 procent van de databerg in een organisatie bestaat uit gegevens waarvan bekend is dat ze bedrijfskritisch zijn. Gemiddeld 32 procent is redundant, oud of triviaal (ROT). De overige 54 procent is dark data.

In Nederlandse organisaties is gemiddeld slechts 11 procent van de gegevens gelabeld als bedrijfskritisch. Nederland scoort relatief slecht als het om ROT data gaat: met 44,5 procent hebben Nederlandse organisaties 12,5 procent meer ongewenste data dan de gemiddelde EMEA-organisatie. Als het gaat om dark data doet Nederland het dan weer relatief goed. Ook hier is het percentage 44,5, terwijl het internationale gemiddelde 54 procent is.

Waardoor ontstaan ROT data en dark data?

In alle lagen van organisaties wordt op zo’n manier met data omgegaan dat de hoeveelheid ROT data en dark data in snel tempo toeneemt.

  1. Organisaties baseren hun strategie en budgetten alleen op datavolumes, niet op de waarde van de data voor de organisatie.
  2. Het aantal cloudtoepassingen voor applicaties en opslag neemt razendsnel toe. Daardoor ontstaat vaak de misvatting dat onbeperkt gegevens opslaan gratis is.
  3. Onder medewerkers heerst vaak het idee dat de IT-resources in de organisatie overal voor mogen worden gebruikt, dus ook voor privédoeleinden.

Willen we voorkomen dat de kosten voor gegevensbeheer exponentieel toenemen en willen we de risico’s van ongewenste en verborgen data beperken, dan is het belangrijk actie te ondernemen. Ofwel: licht werpen op dark data, ROT data kwijt zien te raken en alle medewerkers aanmoedigen alleen de gegevens die van belang zijn voor de organisatie goed te bewaren en te beheren.

Een extra reden om de waarde van dark data boven water te krijgen, is de privacygevoeligheid van een deel van deze gegevens. Lees voor meer informatie het artikel Privacy onder druk door onzichtbare data.

Meer informatie

Heeft u nog vragen over Data Management? Neem contact op met TDConnect via info@tdconnect.nl.

Download het trendrapport

Wilt u meer weten over dark data? Download dan het trendrapport. 

Array

Reacties (0)

Gelieve in te loggen

Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.